Digitales HR

Mobiles HR

 

Das Jahr 2015 hat einen neuen Rekord im Hinblick auf die Verbreitung mobiler Endgeräte gebracht. Die globale Zahl von Geräten und Verbindungen wuchs auf 7,9 Mrd. gegenüber "nur" 7,3 Mrd. im Vorjahr. Smartphones und Phablets, die Synthese aus Telefon und Tablet, waren für das Gros dieses Wachstums verantwortlich. Sie repräsentierten laut eines Cisco Whitepapers von 2016 zwar lediglich 43 % aller Handsets weltweit, waren aber für 97 % des Internetverkehrs aller Handsets verantwortlich. Der Internetzugang über mobile Geräte hat den über traditionelle Desktops und Laptops signifikant überholt. 

Wo bleibt HR?

Auch im professionellen Leben halten mobile Applikationen immer mehr Einzug. Moderne Vertriebs- und Supply Chain Lösungen nutzen häufiger mobile Lösungen um effizienter, flexibler und besser zu werden. Informationen „live“ verfügbar zu haben, schafft neue Service-Möglichkeiten. Diese Optimierungspotenziale sollten insbesondere auch im Personalbereich genutzt werden – und zwar nicht nur, um Kosten zu senken, sondern insbesondere auch, um die Qualität der Mitarbeiterbetreuung und -entwicklung sowie die Loyalität weiter zu steigern.

Raum für Verbesserungen

Mobile Zugänge zu Applikationen, Firmendiensten und Daten sind zu einem "way of life" geworden und mehr als nur eine Art und Weise, den Job zu tun. Die Welt des privaten Konsums lässt unsere Mitarbeiter täglich erleben, dass man Dinge jederzeit, von jedem Ort und von jedem Gerät aus erledigen kann. Dies gilt für den Zugang zum Bankkonto über eine mobile App ebenso wie fürs Einkaufen oder das Buchen einer Kinokarte. Diese Erfahrung prägt die Erwartungshaltung, mit der sie zur Arbeit kommen.

Dies sollte auch im Personalbereich als der „Schnittstelle“ zwischen Mitarbeiter und Unternehmen genutzt werden. HR muss als interner Dienstleister nicht nur höchste Qualität liefern, sondern die Mitarbeiter auch optimal und jederzeit weltweit unterstützen. Das wird durch den Einsatz mobiler Geräte deutlich verbessert und positioniert den Arbeitgeber optimal im Wettbewerb.

Die Partizipation steigt mit mobilen Anwendungen

Es bietet auch eine Chance für Personalabteilungen, sich innerhalb des Unternehmens zu profilieren und als Innovator aufzutreten. Dazu ein konkretes Beispiel: Die 2016er Ausgabe der "Global Human Capital Trends" von Deloitte zitiert eine Studie, wonach HR Abteilungen im Vergleich zu traditionellen Vorgehensweisen zehnmal mehr Reaktionen aus der Mitarbeiterschaft erhalten, wenn Dienste wie Performance Management-, Feedback-, On-boarding- oder Coaching-Systeme in Form von mobilen Apps angeboten werden.

Welchen Einfluss würde dies in Ihrem Unternehmen auf das Mitarbeiterengagement und die Teilhabe haben? Die mobile Form der "Darreichung" holt die Menschen in ihrer alltäglichen Erfahrungswelt ab und überführt sie in ihre Arbeitswelt. Und das gilt nicht nur für die oft zitierten "millenials" und die "generation Y". Mobiles HR wird so ein sehr ernsthafter und visibeler Faktor (nicht nur) für den digitalen Unternehmenserfolg, der die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert, deren weitere Entwicklung unterstützt und so letztlich auch die Produktivität positiv beeinflusst.

Datenschutz in HR

Die grundlegenden Trends der Sharing Economy sind einfach zu vermitteln: der überwiegende Teil der zivilisierten Welt ist immer häufiger online, transferiert große Datenmengen und fragt nur selten nach dem eigentlichen Umgang mit den Daten durch Dritte. Es ist schlichtweg zu einfach und nützlich, über kostenfreie Apps Wege, Kontakte oder Produkte zu finden. Wer nimmt sich denn tatsächlich die Zeit, die AGBs zu lesen, wenn das die Nutzung der neuen App verzögert?

 

Datensicherheitsstandards von HR Software sehr gering

Sowohl mittelständische als auch große Unternehmen gehen jedoch noch zu häufig unzureichend mit der Datensicherheit im Bereich HR Software um.  Besonders Speziallösungen im Bereich Feedback werden zu selten im Hinblick auf Datensicherheitsstandards geprüft. So sind Anbieter im europäischen Markt aktiv, die sämtliche Klarnamen von Nutzern in selbstgestrickten Excel-Listen vorhalten, die im Extremfall sogar von Zeitarbeitskräften bearbeitet werden. Datenschutz wird dort zwar versprochen, aber vom Kunden nicht überprüft und damit letztlich nicht zwingend eingefordert.

Anbieter aus non-EU besonders anfällig

HR Softwareanbieter aus dem internationalen Umfeld bieten zudem häufig keinen eigenen Cloud-Server eines deutschen Unternehmens in Deutschland an. Oder sie entsprechen nicht den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG). 

Softwarearchitektur und Verschlüsselung häufig unzureichend

Auch die Architektur und die Verschlüsselung der Daten ist sehr häufig unzureichend. So gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, die den Administratoren vollen Zugriff auf die Rohdaten ermöglichen. Klarnamen, Emailadressen und personenbezogene Auswertungen können von den Administratoren des Anbieters eingesehen werden. Die Gefahr der Weiterleitung durch unkritische Mitarbeiter über Phishing- oder Social Engineering-Attacken können damit zu einem Datenmissbrauch führen. 

Diese Schritte sollten unternommen werden, um HR Software im Hinblick auf Datensicherheit zu validieren.

 

  1. Entwickeln Sie eine Checkliste relevanter Sicherheitsanforderungen, die dringend erfüllt sein müssen (Anforderungen an Passwörter, Löschen von Daten auf allen Geräten, kein Zugriff auf Klarnamen und Emailadressen durch Nutzer des Anbieters, Automatische Logout-Prozeduren, Standort des Servers in Deutschland bei einem zertifizierten Cloud-Provider, der einen rechtlichen und technischen Zugriff aus dem Ausland verweigert).
  2. Gehen Sie die Checkliste schrittweise mit ihrem HR Softwareanbieter durch. Holen Sie dazu auch Ihre eigenen IT-Fachkräfte an den Tisch oder ziehen Sie einen externen Experten hinzu.
  3. Führen Sie anhand der Checkliste sowie anhand der unternehmensinternen IT-Richtlinien ein Security Audit beim Anbieter durch. Das kann entweder vor Ort oder virtuell erfolgen. Dieses und weitere unangekündigte Audits sollten Teil ihres Vertrages mit dem Anbieter sein.
  4. Vereinbaren Sie ggf. die Durchführung einer professionellen Attacke auf Basis der Kriterien des „Open Web Application Security Project“ (OWASP). Firmen in Deutschland sowie innerhalb Europas spezialisieren sich auf White- und Black-Box Attacken, die die Wahrscheinlichkeit einer anforderungsgemäßen IT Security erhöhen.

 

HRDigital legt besonders hohen Wert auf Datensicherheit

Mit Unterstützung von IT Sicherheitsexperten aus Norwegen, Israel, Deutschland und den USA hat HRDigital ein Sicherheitskonzept entwickelt, das auf unterschiedlichsten Ebenen sensible Daten hochwirksam schützt. Dieses Sicherheitskonzept basiert auf der Zusammenarbeit mit führenden Cloud-Diensten und Entwicklern aus international tätigen Softwareunternehmen, die Leistungen für die Finanzbranche erbringen, die bekanntermaßen eine der am stärksten attackierten Ziele von Hackern ist. Das HRDigital-Sicherheitskonzept setzt sich unter anderem aus einer sicherheitsorientierten Softwarearchitektur, einem differenzierten Rechte-Management, einem state-of-the-art Verschlüsselungssystem und mehrstufigen Zugriff-Systemen zusammen. Damit ist es kompromisslos auf die Sicherheit der User- und Kundendaten ausgerichtet.

HR-Beitrag durch HR-Analytics sichtbar machen

Auch heute bewerten Vorstände und Geschäftsführer die Arbeitsergebnisse von HR noch zu häufig als unbefriedigend. Führungskräfte klagen darüber, dass HR nicht nur unzureichend unterstützt, sondern gar durch langwierige Befragungen und komplizierte Prozesse die operative Arbeit behindert; und zwar, ohne einen messbaren unternehmerischen Mehrwert zu liefern.

Datenanalyse und KPIs als wichtige Grundlagen der Personalarbeit

Es ist heute wichtiger denn je, HR-Analysekompetenz aufzubauen, um dem Management Daten zu liefern und datenbasiert zu argumentieren. So hat Google bereits vor einigen Jahren damit begonnen, sämtliche Aktivitäten im „People Operations“ wissenschaftlich in ihrem „People Innovation Lab (PiLab)“ zu fundieren. Die dafür notwendigen Kompetenzen kommen dort eher von Datenanalysten, die nicht unbedingt einen HR-Hintergrund brauchen.

Es ist eine Chance für HR, die bestehenden HR Aktivitäten zu messen, Business-Effekte zu analysieren und Aktivitäten an der Strategie auszurichten. Dabei muss auf das Wesentliche reduziert und nur diejenigen Tätigkeiten fokussiert werden, die nachweislich Mehrwert für Führungskräfte und Mitarbeiter liefern. Die eingesetzten Instrumente müssen heute mobil verfügbar und so gestaltet sein, dass sie einfach zu bedienen und nützlich sind. Erste Unternehmen testen hierzu bereits mobile/Web Applikationen, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Führungskräfte jederzeit per App auf dem Smartphone gestartet werden können und zudem schnell und einfach die wichtigsten Daten visualisieren.

HRDigital hat zu diesem Zweck surround-view entwickelt, das durch ein app-basiertes multi-source feedback Performanz erhebt. Basierend auf den Einschätzungen werden automatisch individualisierte Entwicklungsempfehlungen abgeleitet und in der App präsentiert. Die Ergebnisse werden miteinander verknüpft, so dass individuelle und bereichsspezifische Entwicklungen erkannt werden können. Internes, wie externes Benchmarking wird ermöglicht.

surround-view ist vielseitig einsetzbar und verfügt über ausführliche Analysemethoden. Sowohl die Auswertung von Ergebnissen als auch die Analyse der Nutzung ist flexibel und einfach. Mit surround-view gelingt HR eine datengetriebene Argumentation und die Einführung eines innovativen Tools, das Mitarbeitern und Führungskräften sofortigen Mehrwert verdeutlicht.

Der Einsatz app/Web basierter tools, die Mehrwert für Mitarbeiter, Führungskräfte und HR gleichermaßen liefern, hat nicht zuletzt auch einen Einfluss auf die Wahrnehmung von HR als innovativer Treiber der digitalen Transformation.

Siehe hierzu auch: Cappelli, Peter (2015). Why We Love to Hate HR ... and What HR Can Do About It. www.hbr.org