Warum HRDigital

Mobiles Feedback und Analysen

Der Trend zum mobilen Arbeiten, die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der mit dem demographischen Wandel einhergehende, zunehmende Anspruch auf Individualisierung, üben auf herkömmliche organisatorische Prozesse einen erheblichen Veränderungsdruck aus. Die Erwartungen von Mitarbeitern, ihr Verhalten und ihre Fähigkeiten mit den Zielen und Prioritäten eines Unternehmens in Einklang zu bringen, wird immer schwieriger. Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter an sich binden, ihre Talente weiterentwickeln und ihre Leistungen fördern, muss sich diesen neuen Gegebenheiten anpassen.

HRDigital bietet dafür innovative Softwarelösungen. Unsere mobilen Feedback Apps in Verbindung mit web-basierten Analysetools repräsentieren inhaltlich und technologisch einen neuen Ansatz. Wir helfen Unternehmen, die persönlichen Verhaltensweisen und Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen und sie strukturiert und datengestützt weiterzuentwickeln. Auf diese Weise können unsere Kunden in einer Welt von zunehmender Komplexität und immer dynamischeren Organisationstrukturen ihre Investitionen in die Mitarbeiterentwicklung besser planen und sowohl mit den Bedürfnissen und Zielen der Organisation wie auch denen ihrer Menschen in Einklang bringen.

An der Schnittstelle von Menschen, Unternehmen und Technik

"Arbeit bezeichnet keinen Ort mehr, an den man sich begibt, Arbeit ist das was man tut".

Vergleicht man modernes Arbeitsleben mit dem von vor 10 bis 15 Jahren, so stellt sich die Mobilisierung unserer Arbeit als eine der auffälligsten Entwicklungen heraus. Jederzeit, global, ortsunabhängig und von jedem Gerät aus Zugang zu Anwendungen und Daten zu haben, hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundsätzlich verändert.

Technologie ist einer der wesentlichen Treiber dieser Veränderung. Cloud Computing hat uns erfahren lassen, dass die Computer, die wir nutzen, nicht mehr am gleichen Ort sein müssen wie wir selbst. Besprechungsräume haben sich in virtuelle Welten verlagert. Die Menschen, mit denen wir uns in diesen Räumen treffen und in Echtzeit kooperieren, können sich am anderen Ende unseres Planeten befinden. Ebenso viel wie Technik und geschäftliche Erfordernisse haben aber auch tiefgreifende gesellschaftliche Entwicklungen dazu beigetragen. Aufgrund des demographischen Wandels in einigen Ländern hat sich die Verfügbarkeit junger Mitarbeiter verringert. Dadurch wächst die Bedeutung ihrer Erwartungshaltung, die es durchaus sein kann, dass sie an einem anderen Ort leben wollen als an dem, wo "die Arbeit" ist. Zudem möchte die „Generation Y“ dieselbe Benutzererfahrung am Arbeitsplatz haben, wie sie sie von ihren privat genutzten Computern und Smartphones gewohnt ist. Dazu gehört auch und vor allem das Thema mobile Apps und deren intuitive, ansprechende Bedienung. Und damit ist, ständig online zu sein eine alltägliche Erfahrung, warum sollte es in der Arbeitswelt also anders sein?

Die ortsunabhängige Gesellschaft bringt neue Herausforderungen

Technische Entwicklungen, gesellschaftliche Trends und Globalisierung führen zu signifikanten Herausforderungen für HR. Stark verteilte Teams machen es nicht einfach, ein realistisches Bild von vorhandenen Fähigkeiten und Talenten zu erhalten. Die von kulturellen und lokalen Gegebenheiten geprägten Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter- und Organisationsentwicklung sind schwieriger zu ermitteln, die Effizienz von Change Management ist schwieriger zu messen. Das Alles zu verstehen, ist aber entscheidend für den Unternehmenserfolg. Gute Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind angesichts des harten Personalwettbewerbs schwer zu bekommen.

Feedback-Kultur als Klammer zwischen Unternehmen und Mitarbeitern

Mitarbeiterorientierte Unternehmen fördern eine Feedback-Kultur. Sie kann wesentliche Daten für die Antwort auf obige Herausforderungen liefern. Damit erreichen sie ein besseres Verständnis der Anforderungen an Performance Management und Mitarbeiterentwicklung. Fähigkeiten und Persönlichkeiten von Individuen und Teams werden klarer und können weit besser individuell angepasst gefördert werden. Der Wettbewerbsvorteil daraus ist immens. Dies trifft umso mehr zu, wenn dafür Technologie verwendet wird, die den vorherrschenden mobilen Präferenzen einer "App-Welt" entspricht. Diese Überlegungen haben uns motiviert, HRDigital zu gründen.

Gebaut auf Erfahrung

Bei unsere Arbeit als Manager für globale und regionale Unternehmen haben wir erfahren, wie überholt und ineffizient Feedback- und Performance Managementsysteme zu einem nicht geringen Teil sind. Dazu gehören etwa die einmal jährliche Beurteilung, in der Regel ausschließlich auf den Einschätzungen des Vorgesetzten basierend. Ferner die aufgrund einer sich verändernden Arbeitswelt nur wenigen "check points", die im Laufe eines Jahres im Hinblick auf Mitarbeiterentwicklung existieren, das Fehlen akzeptabler mobiler Lösungen und das wenig ansprechende Design und die Nutzbarkeit traditioneller Systeme. HRDigital entwickelt deshalb Systeme, die den generellen Austausch sowie das Anfragen und Erteilen von Feedback zu einer positiven und geschätzten Erfahrung machen.

Die Tatsache, dass wir solche Dinge selbst erfahren und zahlreiche Mitarbeiter in verschiedenen Kulturen mit unterschiedlichen Bildungsgraden und Hierarchieebenen geführt haben, hat bei uns Allen eine klare Orientierung an wesentlichen Erfolgsfaktoren bewirkt.

"Unsere Produkte sind so gestaltet, dass sie die Stärken von Mitarbeitern fördern und die Unternehmen sich auf die wesentlichen Erfolgsfaktoren konzentrieren können.“

 

Return on Investment

Bei jedem Investment in ein Unternehmen ist es wichtig, den RoI zu kennen. Es macht Sinn, für das Investment in Mitarbeiter auch den Return on Talent (RoT) zu messen. Während es im Vertrieb, Marketing oder Produktion meist ausreichend Messwerte gibt, wird die Messung der Effekte von Personalentwicklungsmaßnahmen (wie z.B. Training oder Coaching) häufig weniger betrieben. Unser Ansatz löst dieses Problem.

Personalentwicklung und unternehmerische Ziele synchronisieren

In der Gestaltung und Umsetzung von Initiativen in Bereichen wie Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung oder Change Management ist ein solides Verständnis der Ausgangssituation erforderlich. Zudem muss sichergestellt werden, dass die jeweiligen Maßnahmen im Einklang mit der Unternehmensstrategie sind. Gleichzeitig sind regelmäßige Milestones wichtig, um Zielsetzung und Status Quo zu vergleichen und etwaige Anpassungen vorzunehmen. Die dafür notwendigen Daten werden von HRDigital geliefert.

Individuen und gleichzeitig das Unternehmen entwickeln

Motivierte Teams mit der richtigen Kombination aus Fähigkeiten und Tätigkeiten machen einen signifikanten Unterschied zu wenig motivierten Teams mit mangelnder Passung aus Fähigkeiten und Tätigkeiten. Unsere mobilen Anwendungen zeigen jedem Nutzer ihren persönlichen Mehrwert auf, was sich positiv auf die individuelle Motivation und das Engagement auswirkt. Und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und Führungskräfte führt zu einem höheren unternehmerischen Reifegrad und insgesamt zur Professionalisierung der Organisation.

Aufgaben und Fähigkeiten in Einklang bringen

Jeder Mensch verfügt über Stärken und notwendige Entwicklungsfelder. Und nicht jeder Mensch passt zu jeder Rolle und in jede kulturelle Umgebung. Wir unterstützen HR, indem unsere Technologie die beste Passung zwischen individuellen Fähigkeiten und Tätigkeiten erkennt. Diesbezügliche Daten helfen, diese Passung auch bei der Zusammensetzung von Projektteams oder in anderen Kontexten einzusetzen.

HR unterstützen

Wir glauben, dass es einfacher ist, die Dinge zu managen, die man messen kann. Deshalb unterstützen wir HR Führungskräfte bei der Personalentwicklung, indem wir relevante interne Daten sowie externe Benchmarks liefern. Wir helfen HR Managern dabei, ihre Aktivitäten verstärkt durch KPIs messbar zu machen, Entscheidungen auf der Basis dieser Daten zu treffen, positive Effekte guter HR Arbeit aufzuzeigen und ihre Rolle als Business Partner zu stärken.

Strategisch denken und effizient umsetzen

Wir haben Erfahrung mit der Gestaltung von Unternehmens- und HR-Strategien. Wir wissen, dass Strategien ohne effiziente Umsetzung und ohne Messbarkeit wenig effektiv sind. Unsere Lösungen zielen darauf ab, Strategieumsetzung mit den richtigen Daten und Maßnahmen zu unterstützen und dabei zu helfen, gesetzte Ziele zu erreichen.

Technologie nutzen

Technologie unterstützt Unternehmen in unterschiedlicher Art und Weise, z.B. durch die Steigerung der Produktivität, ein besseres Verständnis des eigenen Unternehmens und einen klareren Blick auf die Entwicklung ihrer Märkte. Wir glauben, dass Technologie darüber hinaus Mitarbeiter-Engagement unterstützen kann, wenn sie mit den Motivatoren der Mitarbeiter kombiniert wird. Unsere Tools sind nicht nur auf höhere Effizienz ausgerichtet, sondern auch auf Mitarbeiterakzeptanz und die Steigerung von Teilnahmequoten.

Datensicherheit beachten

Wir wissen, wie wichtig Datensicherheit gerade im Umgang mit Personaldaten ist. Um die vorhandenen Erwartungen an Datensicherheit zu übertreffen, haben wir eine ganze Reihe von Sicherheitstechnologien implementiert und unsere eigenen Dienstleister dahingehend ausgewählt, dass ein sehr hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet werden kann.

 

Professionelle Sicherheit für Personaldaten

Traditionelle Software für Unternehmen, ob vor Ort installiert oder browser-basierend, erfordert in der Regel hohe finanzielle Investitionen in Implementierung, Kundenanpassungen und Wartung. Die Gesamtkosten (Total cost of ownership, ToC) dafür sind oftmals schwer zu rechtfertigen, insbesondere wenn man sich die Alternativen anschaut. surround-view, die mobile und cloud-basierte App von HRDigital für Mitarbeiterentwicklung und Feedback, bietet gegenüber solchen Systemen die Möglichkeit einer sehr schnellen, unkomplizierten und kostengünstigen Implementierung. Inhalte können in wenigen Stunden an Kundenwünsche angepasst werden und die Akzeptanz auf Benutzerseite ist hoch. Als App trifft surround-view den "Zeitgeist" und die Präferenzen ihrer Anwender, da sie dem modernen, mobilen Arbeitsstil entspricht, mit nahezu keinem Aufwand intuitiv zu erlernen und in wenigen Sekunden zu laden und zu installieren ist.

Sicherheit auch jenseits der eigenen Firewall

Wie jedes andere mobile und cloud-basierte System, das Unternehmensdaten jenseits der eigenen Firewall verarbeitet, muss auch surround-view zuverlässige und tragbare Antworten auf Sicherheitsfragen geben. Die meisten am Markt verfügbaren Apps weisen gravierende Sicherheitsmängel auf. Wir haben daher sehr klar verstanden, dass Sicherheit ein starkes, differenzierendes Argument für HRDigital sein muss. Unternehmen haben zunehmend weniger Toleranz für Risiken im Umgang mit Personaldaten. Dieser Trend zeigt sich sowohl bei großen wie auch kleinen Firmen.

Acht Fragen und Antworten zur Erklärung unserer Sicherheitsmaßnahmen.

Die folgenden Fragen und Antworten erläutern, was wir getan haben und worauf wir zurückgreifen, um Ihre Daten und unsere Software sicher zu machen.

1. Wie ist das Sicherheitsmodell von surround-view aufgebaut?

Unser Sicherheitsmodell basiert auf drei Hauptelementen:

Mobile Endgeräte und Daten

Die von marktgängigen Geräteherstellern getroffenen Sicherheitsvorkehrungen beziehen sich in der Regel auf:

a) Systemsicherheit (Software und Hardware),

b) Verschlüsselung und Benutzerdaten (Architektur und Design für den Fall des Verlustes eines Gerätes oder wenn nicht autorisierte Personen versuchen, es zu verändern),

c) Apps (Maßnahmen, aufgrund derer Apps auf dem Gerät so laufen, dass sie die Sicherheit der Plattform nicht kompromittieren können),

d) Netzwerksicherheit (Netzwerkprotokolle die für Authentifizierung und Verschlüsselung von Daten sorgen, die über das Netzwerk übertragen werden)

Zusätzliche dazu verschlüsseln wir auf dem Stand der Technik die persönlichen Daten der Benutzer auf dem mobilen Gerät. Dies gilt sowohl für den Online- wie auch den Offline-Modus. Transitdaten auf dem Weg zum Server werden mit dem SSL Protokoll verschlüsselt.

Benutzerauthentifizierung und Rollenkonzept

Unsere Benutzer- und rollenbasierte Authentifizierung basiert auf dem Industriestandard OAUTH 2.0. Das ist ein Protokoll, das Workflows für Berechtigungen unterstützt. Die primäre Funktion besteht darin, sicherzustellen, dass ein bestimmter Benutzer die Erlaubnis hat (nur) Dinge zu tun, die im Rahmen seiner zugeteilten Rechte sind. Viele große Unternehmen wie Google, Microsoft, Facebook und andere vertrauen auf diese Technik.

Wir sperren automatisch einen Account (Web Plattform und mobile App) nach einer vordefinierten Anzahl von fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen. Das Entsperren folgt einer festgelegten Prozedur. Wenn bestimmte Bedingungen eingetreten sind, kann das gesperrte Konto nur unter Einbeziehung von Kundenmitarbeitern entsperrt werden. Falls ein Benutzer 10 Minuten oder mehr am System untätig war, wird er oder sie automatisch abgemeldet und muss sich erneut authentifizieren.

Sicherheit in der Cloud

Wir speichern und verarbeiten Daten durch Microsoft Azure Cloud Services. Auf diese Weise profitieren unsere Kunden von der dort eingesetzten, hochwertigen Sicherheitstechnologie, den Sicherheitsprozeduren für Zugang und Personal und nicht zuletzt den unabhängigen Sicherheitszertifizierungen. Mehr Details dazu finden Sie weiter unten, besonders unter Frage 5, 6, und 7.

Kunden können ihre Daten auf Wunsch auch in eigenen Rechenzentren speichern und verarbeiten und so ihre eigenen Sicherheitsmaßnahmen anwenden.

2. Wer kann personenbezogene Daten sehen und wie wird die Anonymisierung gehandhabt?

Wir setzen Microsoft SQL Server 2016 als Standarddatenbank, einschließlich ihrer fortschrittlichen “Always Encrypted” (AE) Option, ein. So ist sichergestellt, dass die Verschlüsselung auf dem heutigen Stand der Technik umgesetzt wird.

Persönliche Daten ("Personally Identifiable Information, PII") werden in unserer Datenbank sowohl im gespeicherten Zustand, wie auch bei der Übertragung verschlüsselt. Zu diesen persönlichen Daten gehören, wo immer anwendbar, Passwörter, Profilbilder der Benutzer, Vor- und Nachname, Emailadressen, Positionen, Jobtitel, Hierarchieebenen, Abteilungen oder funktionelle Bereiche (z.B. Entwicklung, Vertrieb) und Firmenzugehörigkeit. Zusätzlich sind in surround-view auch Benutzerrollen verschlüsselt (s. unten Frage 3).

Benutzerdaten sind anonymisiert und nur autorisiertes Personal des Kunden kann in lesbarem Format darauf zugreifen. Als Beispiel: In Abhängigkeit der gesetzten Rechte kann eine Vorgesetzte die Ergebnisse ihres Mitarbeiters sehen. Eine ihr hierarchisch übergeordnete Managerin oder ein HR Mitarbeiter kann dies nur, wenn auch hier ausdrücklich die entsprechenden Rechte zugeteilt wurden.

HRDigital hat niemals Zugriff auf persönliche Daten eines Benutzers. Das gleiche gilt für Datenbankadministratoren oder technisches Personal, wie z.B. unseres Cloud Service Anbieters.

3. Wie werden Benutzerrechte verwaltet?

surround-view unterscheidet zwischen sieben unterschiedlich definierten Benutzerrollen. Benutzer mit derselben Rolle bilden eine Gruppe. Wir erteilen Zugang und Berechtigungen basierend auf der Gruppe, zu der ein Benutzer gehört. Innerhalb einer Gruppe können aber bestimmte Rechte nochmal zusätzlich unterschiedlich vergeben werden. Die Gruppe HR Manager kann dafür als Beispiel dienen:

HR Manager haben Rechte, wie das Anlegen von Nutzern, deren Zuordnung zu einer Gruppe sowie deren Ausstattung mit bestimmten Rechten. Diese Rechte können von einfachen administrativen Aufgaben bis hin zum Einblick in vertrauliche Ergebnisse von Individuen, Gruppen, Abteilungen oder des ganzen Unternehmens reichen. Diese Rechte werden im Einklang mit den Unternehmensvorgaben vergeben und sind individuell anpassbar. HR Manager können auch selektiv einige ihrer Rechte delegieren, da nicht jede Aufgabe die Einbindung des HR Managements erfordert. So können manche Aufgaben z.B. an HR Administratoren vergeben werden. Aus Sicherheitsgründen können aber nicht alle Rechte eines HR Managers weiterdelegiert werden.

Die Rechte des HR Managers werden erteilt, wenn HRDigital surround-view für einen Kunden erstmalig anlegt. Sie werden durch den Kunden und dessen Vorgaben definiert. Die HR Manager-Rolle ist die einzige, die HRDigital anlegt. Alle anderen Rollen und deren Rechte im Rahmen der Vorgaben werden vom Kunden selbst angelegt.

Die Logik adaptierbarer, rollenbasierter Rechte ist ein Grundmerkmal des Rechtesystems von surround-view.

4. Wer speichert und verarbeitet die Daten?

Wie bereits oben erwähnt, benutzen wir Microsoft Azure Cloud Services, um Daten zu speichern und zu verarbeiten. Azure erfüllt mit seinen Rechenzentren die relevanten, hohen gesetzlichen und brancheneigenen Sicherheitsstandards und kann entsprechend unabhängige Zertifizierungen vorweisen. Diese Standards umfassen:

  • Technologien zum Datenschutz und für Backup-Systeme
  • Organisatorische Sicherheitsprozeduren und Vorschriften sowie Vorgaben für das Personal
  • Physischen Zugang zu Rechenzentren

Detailliertere Informationen dazu gibt es hier: Azure Trust Center

5. In welchem Land oder unter welcher Gerichtsbarkeit werden Daten gespeichert und verarbeitet?

HRDigital nutzt Microsoft Azure, um Daten in definierten Regionen zu speichern.

Zusätzlich bieten wir Kunden an, ihre Daten im Rahmen von Microsofts "Cloud für Deutschland" und dem zugehörigen Datentreuhänder-Modell ausschliesslich in Deutschland zu speichern und zu verarbeiten. Der Zugang zu sämtlichen Kundendaten, die in den neuen deutschen Rechenzentren gespeichert sind, wird von T-Systems als Datentreuhänder kontrolliert. Die Tochter der Deutschen Telekom kontrolliert den Zugang zu den Kundendaten. Ohne Zustimmung des Datentreuhänders oder des Kunden selbst hat Microsoft keinerlei Zugang zu Kundendaten – und kann auch nicht von Dritten zur Herausgabe verpflichtet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier

6. Hat HRDigital oder einer seiner Lieferanten Zugang zu persönlichen Daten der Kunden?

Nein, weder HRDigital noch einer seiner Zulieferer hat Zugang zu persönlichen Kundendaten. HRDigital kann lediglich auf anonymisierte, statistische Daten zugreifen, die der Verbesserung unserer Dienstleistungen und Produkte dienen. Es gibt dabei keine Möglichkeit, von solchen Daten auf einen Benutzer zu schliessen oder die Daten zu Individuen, Gruppen oder Firmen zurückzuverfolgen.

7. Verarbeitet HRDigital persönliche Benutzerdaten?

HRDigital speichert und verarbeitet die gesammelten Daten wie schon beschrieben mit Hilfe von Microsoft Azure, um unsere Kunden bei der Benutzerverwaltung, der Mitarbeiterentwicklung und der Analyse dieser Daten (HR Analytics) zu unterstützen.

Alle diese Daten sind anonymisiert und verschlüsselt und nur das entsprechend autorisierte Personal des Kunden hat Zugriff auf persönliche Informationen von Mitarbeitern in lesbarer Form. Weder HRDigital noch einer seiner Lieferanten haben Zugang zu unverschlüsselten, nicht-anonymisierten Daten.

8. Was passiert mit den Daten, wenn ein Kunde die Geschäftsbeziehung mit HRDigital beendet?

In diesem Fall bietet HRDigital dem Kunden an, entweder alle Daten permanent zu löschen oder sie auf ein Speichersystem zu übertragen, das der Kunde dafür bereit stellt.